Ausgangslage

Aus einer Arbeitsgruppe zur Analyse sinnvoller Möglichkeiten für Digitalisierung entsteht schnell ein Fokus:

Digitale Kompetenz

Weil die Technologien so vielfältig sind und die Entwicklung erst begonnen hat, braucht man eine anpassungsfähige Organisation. Erst wenn sich Strukturen und Erfahrungswerte abzeichnen, kann man an Effizienz und Automatisierung denken.

Neue Technologien müssen identifiziert und bewertet werden. Wie sieht es mit der Sicherheit aus? Holt man sich Risiken ins Haus?

Schnell wird klar, dass auch personenbezogene Daten entstehen werden. Datenschutz ist also ebenfalls ein Thema.

Wie schafft das Unternehmen die digitale Kompetenz im Team, im Management und bei der Unternehmensleitung?

Das anfängliche Unbehagen weicht relativ schnell einer motivierten Neugier.

Nachhaltig soll es sein.

Zeitsparend sowieso.

Die Leitung erkennt schnell, welches Potenzial sich auftun, wenn man Sicherheit, Risikobewertung und Datenschutz auf höchstem Niveau festlegt. Unter dieser Annahme gibt es eine Vielzahl möglicher Geschäftsmodelle.

Die Entscheidung lautet: Eine schlanke Organisation aus motivierten Personen, die perfekt Sicherheit, Risikobewertung, Datenschutz beherrscht.

Ziele

5 Ziele werden definiert.

Ziel 1: Die Auswahl von 5 geeigneten Personen für ein ständiges Matrixteam aus 3-5 Personen "Competence Center SMARTcheck"

Ziel 2: Prozesse für die Identifikation neuer Technologien und ihre systematische Bewertung sollen entwickelt werden

Ziel 3: Die Ergebnisse der Bewertung müssen für die Leitung entscheidungstauglich sein

Ziel 4: Die Organisation soll binnen 4 Wochen starten und sich dann ständig verbessern

Ziel 5: Das Competence Center soll sich an Prinzipien und Werten des agilen Manifestes orientieren

Storyblok Image — Digitale Kompetenz für Facility Management

Meilensteine

LEADERSHIP : Ambition der Leitung

Bevor das Projekt starten kann, bekommt die Leitung einen Workshop für ihre Rolle.

Ambition ist das Thema: Damit das Team seine Leistung entfalten kann, braucht es eine Vision, ein Ziel und eine Strategie der Leitung: Die Leitplanken.

Leadership steht auf dem Programm: Bisher wird "Agilität" im Sinne des "agilen Manifests" nicht im Unternehmen angewendet.

Die Eckpunkte der Prinzipien und Werte sind schnell vermittelt.

Die sinnvolle Autonomie des Competence Centers wird als Entlastung empfunden.

Die Überlegungen für die Bewerbung der Interessierten für das Competence Center werden erarbeitet.

Motivation für das Team

Die Besetzung des Teams wird mit einem Bewerbungsverfahren mit Promotion (durch die Leitung), einem Hearing und einem Workshop umgesetzt.

Die Leitung bereitet eine Promotion vor, wo Vision, Ziel und Strategie präsentiert wird.

Das Competence Center wird dauerhaft angelegt.

Die Zusammensetzung erfordert keine Vorkenntnisse.

Es gibt lediglich Bedingungen an die Motivation.

Ein Hearing der BewerberInnen wird durchgeführt.

Ein Workshop am Wochenende dient als Assessment-Center, wo alle InteressentInnen die Themen und Herausforderungen grob entwickeln und die Zusammenarbeit testen können.

Organisation des Competence Centers

Ein Draft für die Organisation wird dem Team angeboten.

Das Team bekommt Organisationsstrukturen wie eine Linienorganisation zur Verfügung gestellt.

In einem Workshop wird der erste Draft einer Organisation festgelegt und die Retrospektive für die ständige Verbesserung kennengelernt.

Als Dokumentationsform wird eine Policy kennengelernt und vom Team adaptiert.

Die Frequenz und die die Dauer der Workshops wird erarbeitet.

2-wöchentlich wird es einen Workshop zu 2,5 Stunden geben.

Know-how : Sicherheit, Risikobewertung, Datenschutz, Daten mit Wert, Geschäftsmodelle

Nach der Organisation gibt es Workshops zum erforderlichen Wissen.

Ein Workshop liefert das Basiswissen für ein pragmatisches Security-Management plus Risikomatrix.

Die Struktur ist die der ISO27000, um bei Bedarf später auch zu einer Zertifizierung nach ISO 27001 gelangen zu können.

Ein Workshop liefert das Basiswissen zu DSGVO und Datenschutzgesetz.

Ein weiterer Workshop vermittelt die 3 Spezialthemen:
"Datenschutz durch Technik",
"DatenSchutzFolgeAbschätzung" und
"Datenschutzbeauftragte", um das höchste Level des Datenschutzes abzubilden.

Das Wissen zu "Daten mit Wert" wird erst im laufenden Betrieb mit "Training on the Job" hinzugefügt.

Können : Training on the Job

Mit dem Start des Competence Centers werden die beiden 2-wöchentlichen "SMARTchecks" zu je 2,5 Stunden trainiert:

SMARTcheck1 beinhaltet
1) Identifikation von Quellen und Technologien: Was gibt es Neues an Technologien?

2) Relevanz-Check: Was kann man damit tun?

3) Security-Check: Sind die Technologien sicher und wie bestimmt man das Risiko?

Mit Hausaufgaben bis zum SMARTcheck2 wird geklärt, was sich im SMARTcheck1 an Klärungsbedarf ergibt.

SMARTcheck2 beinhaltet

4) Value-Check: Was ist der Wert der Technologie für Customer und für das Unternehmen?

5) Daten-Check: Welche Daten mit Wert sind denkbar?

6) Datenschutz-Check: Welches Paket für den Datenschutz braucht es für DSFA und DSB?

7) Entscheidungs-Check: Welche Informationen braucht es, um für die Unternehmensleitung eine Entscheidung vorzubereiten?

Mit Hausaufgaben wird diese Entscheidungsgrundlage vervollständigt und der Leitung in einem JourFixe präsentiert.

#fail2learn : Retrospektive & Verbesserung

Das Team lernt, seine Arbeit gemeinsam zu analysieren und sucht Erkenntnisse für die Verbesserung.

Was hat gut funktioniert und warum.

Was hat nicht gut funktioniert und warum.

In der Policy werden relevante Erkenntnisse für das Unternehmen gesichert.

So bleibt das Unternehmen unabhängig von den handelnden Personen und kann Fluktuation abfedern.

Periodisch wird den anderen Teams von den Erfahrungen berichtet und das Wissen geteilt.

Das Competence Center SMARTcheck steht jederzeit für Interessierte offen.

Ergebnis

Die Ergebnisse sind nach wenigen Monaten spürbar:

Teamgeist und souveränes Selbstbewusstsein für Datenschutz und Sicherheit hat sich etabliert.

Was zu Beginn große Ehrfurcht vor digitalen Technologien und vor allem vor dem Datenschutz war, ist zu einer pragmatischen, aktiven Klarheit geworden.

Die Vernetzung mit externen PartnerInnen, die ebenfalls Sensoren, Kameras und Daten einsetzen, hat die Expertise des Unternehmens für smart Buildings gefestigt.

Das Unternehmen nutzt die noch herrschende Vertraulichkeit, um mit dem Thema einen Vorsprung im Markt aufzubauen. Noch ist die Unterstützung durch den Coach Helmut Karas (digital : why and how e.U.) bei den 2-wöchentlichen Workshops fixer Bestandteil.

Seine Erfahrung als ehemaliger Chief Security Officer und Krisenmanager und seine aktuelle Expertise zu digitalen Kompetenzen entlastet das Team. Durch die Preisgestaltung (2 Workshops = 5 Stunden = 690 EUR +MwSt) lässt sich dieser Support auch länger nutzen.

Ausgeklinkt wird, wenn das Team in den Workshops sattelfest zu guten Ergebnissen kommt.

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